Qualsiasi imprenditore o libero professionista quando ha cominciato la sua attività si è necessariamente “scontrato” con la fatturazione: un documento fiscale obbligatorio, importante per attestare la vendita di beni e servizi.

È uno strumento indispensabile per le transazioni, sia tra privati che tra enti pubblici, e deve contenere una serie di informazioni fondamentali, come la data di emissione, un numero identificativo univoco, i dettagli del fornitore e del cliente e molti altri dati.

Di recente, ha subito una grande modifica, spostandosi quasi interamente sul digitale: è quindi diventato obbligo per la maggior parte di professionisti e imprese emettere una fattura in formato elettronico, che deve essere inviata sia al cliente che ai relativi enti in formati ben specifici (l’XML).

Può non essere semplice gestire tutti questi processi, per questo molte aziende si affidano a un programma di fatturazione che semplifica il tutto, garantendo conformità, precisione e salvaguardando la formazione di errori accidentali.

In questo articolo parleremo più nello specifico di cosa dice la normativa sulla fatturazione (in particolare la fatturazione elettronica) e quali sono i vantaggi nell’adottare questo sistema.

La normativa sulla fatturazione: cosa dice la legge

La normativa italiana sulla fatturazione è sempre stata molto scrupolosa e di recente ha subito alcune fondamentali modifiche, portando lentamente l’intero sistema al digitale, con la realizzazione di documenti elettronici.

Un primo punto di svolta di questo cambiamento è avvenuto con il provvedimento n. 117689/2018, il quale ha introdotto il servizio per la generazione del QR code e la registrazione dell’indirizzo telematico per ricevere le fatture elettroniche.

Le regole tecniche tra privati, in particolare, sono state stabilite dal provvedimento del 30 aprile 2018, che ha fissato le modalità per l’emissione e la trasmissione delle e-fatture, introducendo servizi web e app per facilitare l’acquisizione automatica dei dati e la conservazione dei documenti.

Questi strumenti, sviluppati dall’Agenzia delle Entrate in collaborazione con Sogei, hanno facilitato la transizione da quella cartacea a quella elettronica, obbligatoria per tutti i soggetti IVA, tranne che per alcuni soggetti esclusi, dal 1° gennaio 2019, come previsto dalla Legge di Bilancio 2018.

È possibile usare direttamente il portale dell’Agenzia delle Entrate, entrando nella sezione “Fatture e corrispettivi” con credenziali SPID, CNS, Entratel o Fisconline, per elaborare, inviare e conservare i rispettivi xml.

Quando è obbligatoria la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è diventata lentamente obbligatoria quasi per tutti. Gli ultimi tasselli sono stati messi questo 1° gennaio 2024, che ha portato l’obbligatorietà anche a tutti i contribuenti in regime forfettario, come stabilito dal Decreto Legge n. 36/2022.

Questo provvedimento, parte delle misure per l’attuazione del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), ha eliminato l’esonero dall’obbligo di emettere fatture elettroniche per i soggetti in regime di vantaggio e forfettario.

In precedenza, solo quelli con ricavi o compensi superiori a 25.000€ annui erano tenuti a rispettare questa norma, mentre chi aveva guadagni inferiori poteva usufruire di un regime transitorio.

Con la fine di questo regime a fine 2023, tutti i forfettari, quindi, indipendentemente dall’ammontare dei ricavi o compensi dell’anno precedente, devono ora emettere fatture in formato elettronico.

Secondo quanto stabilito dalla legge, queste devono essere emesse entro 12 giorni per le operazioni immediate ed entro il 15 del mese successivo per quelle differite.

In caso di ritardo, le sanzioni variano tra il 5% e il 10% dell’imposta sui corrispettivi non documentati o non registrati, con un minimo di 250€ e un massimo di 2.000€ se la violazione non incide sulla liquidazione del tributo.

Fatturazione elettronica: non solo obbligo ma anche vantaggi

Il passaggio alla fatturazione elettronica obbligatoria ha portato un po’ di perplessità tra alcuni imprenditori, non inclini all’uso dei sistemi digitali, ma è bene sottolineare che questa novità sta in realtà portando loro numerosi benefici.

Prima, infatti, gestire una fattura richiedeva una serie di passaggi complessi e dispendiosi: dalla compilazione manuale su fogli di carta o programmi per PC, alla conversione in PDF e all’invio tramite email.

Anche la ricezione da fornitori comportava procedure aggiuntive di stampa e archiviazione cartacea. Rendendo tutto questo digitale, l’intero processo si è drasticamente semplificato.

Ora è possibile creare e inviare le fatture direttamente dal software al Sistema di Interscambio (SdI), ricevere le fatture direttamente su PEC o sui canali preferiti e conservarle automaticamente nel cloud per 10 anni.

Tutto ciò non solo riduce i tempi e gli sforzi necessari, ma consente altresì di gestire l’intero ciclo da un’unica piattaforma integrata, migliorando così l’efficienza operativa complessiva.

Tale cambiamento, di fatto, non solo risponde all’obbligo normativo, ma ottimizza i rapporti commerciali, semplifica la collaborazione con il commercialista e contribuisce a una gestione più fluida e trasparente delle transazioni aziendali.

Gestione della fatturazione elettronica: ecco come facilitare il lavoro amministrativo

L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un programma gratuito per la gestione delle fatture elettroniche, ma i servizi forniti si limitano ai passaggi fondamentali di creazione, invio e conservazione.

Esistono software a pagamento che offrono molti servizi in più, facilitando ulteriormente l’intero processo organizzativo e gestionale. Oltre al risparmio di tempo considerevole nella gestione dei documenti e delle fatture, infatti, un programma di questo tipo offre, ad esempio:

• la possibilità di utilizzare uno scadenziario automatico per gestire puntualmente i pagamenti;
• un sistema integrato per il controllo del magazzino o la gestione dei pagamenti;
• la capacità di registrare costi e profitti in modo semplice per un’analisi finanziaria dettagliata.

Scegliere un software di fatturazione elettronica completo, quindi, trasforma radicalmente l’approccio alla gestione aziendale, migliorando l’efficienza operativa e consentendo di concentrarsi su attività più strategiche per lo sviluppo del proprio business.